Es un documento formal e institucional de la conducta personal y profesional que todos los funcionarios, miembros de la Junta Directiva, proveedores y contratistas de una empresa, independientemente del cargo o función que ocupen, deben tener. Es la forma de establecer un patrón en el manejo de relaciones internas y con los grupos de interés como clientes, proveedores y contratistas; socios de negocio; el Estado y el Gobierno; los accionistas; sus empleados y familiares; los entes de control, las comunidades y la sociedad en general.
Porque la adopción de principios y comportamientos éticos refleja el tipo de organización de la cual formamos parte, y del tipo de personas que somos.
Este Código es un marco de referencia para las actuaciones de los funcionarios de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A y la Cámara de Compensación de la BMC S.A., sin embargo, no enmarca todas las posibles situaciones a las que se puede ver enfrentada una persona; por lo tanto, debe tenerse en cuenta la circunstancia y el sentido común de cada caso.
Este código se aplica a todos los directivos, empleados, funcionarios y colaboradores de La Bolsa y sus Filiales. Su aplicación podrá hacerse extensiva a cualquier otra persona que, por razón de cualquier vínculo con la Bolsa, tenga incidencia en el buen nombre de la misma.
Además, las personas con empleados a cargo deben:
Fomentar el cumplimiento del Código mediante su ejemplo.
Asegurarse de que su equipo de trabajo conozca, entienda y aplique el Código.
Orientar a sus trabajadores en caso de presentarse conflictos éticos para que se pueda tomar la mejor decisión y si es el caso remitirlo a instancias superiores cuando considere que no puede brindarle la asesoría suficiente.
En el caso de los contratistas y proveedores, los responsables de las áreas deben asegurarse de que conozcan el Código y, en lo posible, que actúen acorde con las disposiciones establecidas en dicho documento.
Para la Junta Directiva, la responsabilidad de velar por el cumplimiento de este Código estará en cada uno de sus miembros y el análisis de los casos que sean necesarios estará en el Comité de Auditoría de la Junta directiva.
Este Código simboliza el compromiso de todos los funcionarios de la Bolsa y sus Filiales por representar adecuadamente a la Empresa, mediante comportamientos éticos. Por lo tanto, todos los funcionarios, miembros de la Junta Directiva, proveedores y contratistas nos comprometemos a conocer este Código, comprenderlo, aplicarlo y velar para que las conductas aquí establecidas enmarquen nuestra actuación.
Se entiende por práctica prohibida el incumplimiento de las normas legales y de las disposiciones generales y particulares del Código de Etica, así como cualquier intento o actuación de un empleado, directivo, funcionario o colaborador de la Bolsa de obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de la Bolsa. Las prácticas prohibidas pueden involucrar a clientes, proveedores, competidores, empleados, terceros, accionistas, ex empleados y directivos. Las principales categorías son las siguientes
La Línea Ética ha sido creada para que los empleados y demás grupos de interés puedan reportar anónimamente violaciones reales y potenciales a nuestro Código de Ética, Código de Buen Gobierno, Manual de Prevención de Lavado de Activos, y algunos temas relacionados con Patrimonio Humano y actos incorrectos al interior de la compañía.
Es un mecanismo para que los empleados de la Bolsa y sus Filiales comuniquen oportunamente todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero que afecta o pueda lesionar los intereses de la empresa, accionistas, clientes, proveedores o usuarios.
Es importante que todos los empleados de la Bolsa y sus Filiales entiendan que es su deber reportar cualquier tipo de sospecha o evidencia de realización de actos incorrectos por parte de los empleados, clientes o proveedores, para lo cual la línea ética surge como una alternativa que permite conservar el anonimato de quien presenta el reporte.
En el trabajo diario pueden presentarse situaciones o conflictos que generan duda sobre cómo actuar, y que afecten directamente al funcionario, miembros de Junta Directiva, proveedores y contratistas o a terceros.
Las respuestas a las consultas se pondrán a disposición de las partes interesadas.
En caso que la decisión conlleve algún hecho relevante o sanción laboral se informará a los entes correspondientes.
Todas las consultas o denuncias que se realicen deben tratarse bajo parámetros estrictos de:
Confidencialidad:
las instancias consultadas garantizarán en todo momento la confidencialidad en el tratamiento de las consultas o situaciones que se tramiten.
Objetividad:
las instancias consultadas garantizarán un análisis exhaustivo de la consultas para dar la orientación más adecuada y en el caso de denuncias, para definir si existió incumplimiento del Código.
Respeto: las instancias consultadas garantizarán en todo momento el máximo respeto a los derechos de las personas presuntamente implicadas en un posible incumplimiento. Igualmente, se asegurarán de que, previo a la emisión de cualquier juicio de valor, las personas implicadas puedan, sin ningún tipo de coacciones, dar todas las justificaciones y explicaciones que consideren pertinentes en la defensa de su actuación.
